知らないと恥ずかしい!就活生のためのメールの書き方・マナー

就活を進めていくと社会人の方にメールを送る機会が増えてきます。
名刺をもらった際のお礼やOB訪問のお礼、面接日程調整のお願いや遅刻の連絡など、様々な場面で必要となります。

その際、ビジネスでメールをやり取りする際にはマナーがあります。
難しいマナーではなく、設定の変更や気をつけるだけでできる簡単な内容なのですが、これができていない就活生の方が多くいらっしゃいます。

今回はそんな知らないと恥ずかしい、メールを送る際に見落としがちなマナーについてご紹介していきたいと思います。

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メールの初期設定

メールを送る前にまずは設定を正しく行いましょう。

というのも、採用担当者は1日に何十通もの学生さんからのメールの対応をします。
その際、誰からのメールかわかりにくいものは担当者の手間を増やすことになり、良い印象を与えません。
難しい設定ではありませんので、就活を始める前にさくっと設定しておきましょう。

自分の名前の設定

相手に表示される自分の名前の設定を行いましょう。
受信メール一覧を見た時に、誰からのメールなのかが分かりやすいよう設定しておきましょう。

名前設定例

〇〇(フルネーム)|△△(大学名)

メール署名の設定

メールの署名はメール文面の最後に記載されている送信者側の情報を記載したものです。
こちらも設定しておくことがマナーですので、設定しておきましょう。

署名設定例

————————————————————————————-

〇〇大学〇〇学部 (あれば:研究室名 or ゼミ名)
〇〇 〇〇(フルネーム)

携帯電話:090-****-****
Email:****@****

————————————————————————————-

Gmailでの名前設定・署名設定

Gmailを使っている方のための名前設定・署名設定の方法はこちらの記事でご紹介しています。

デキる就活生のためのGmail活用術|メールの整理・設定
Gmailの拡張機能使いこなせていますか?アカウント設定からフィルタ・ラベル設定、マルチ受信トレイまで、就活に必要なGmailの設定方法をご紹介。これで受信BOXもスッキリ!

就活のメールアカウントは何がいい?

GmailでもYahoo!でも大学で発行されるメールアドレスでもなんでも構いません。
ただ、個人的には、メールのフィルタリング機能やスマートフォンとの連動のしやすさからGmailを使うことをオススメします。

就活用メールアカウントでGmailはNGか?設定の注意点
4月に入ってから、就活用メールアカウントとしてGmailは不適切であると面接官に指摘されたというニュースがありました。 そして、「大学アカウントが最適」といったものや「yahooよりGmail」といった噂を元にした記事がおおくありますが、実

就活生のためのメールマナー

では、実際にメールを送る際のマナーを見ていきましょう。
以下の8つのポイントを守れば社会人の方に送るメールとして恥ずかしくないものになるでしょう。

1. 用件を端的にまとめた件名を記載する
2. 件名を変えない(トピックスが同じ場合)
3. 個人名・部署名を間違えない
4. メールの基本形式を意識する
5. 過去のメール履歴を残す
6. 送信対象に入っている人全員に返信する(CCの使い方)
7. メールをもらったら遅くても24時間以内に返信する
8. 重要・緊急な連絡はメールではなく電話で行う

1. 用件を端的にまとめた件名を記載する

社会人の方は一日に何十通、何百通のメールを受信します。
その際どんな用件のメールかを判断する上で件名は非常に重要になります。

そのため、まずは必ずメールの件名を記載すること
そして可能であれば、自分の送るメールの用件を端的にまとめた内容を件名につけるようにしましょう。

メールの件名の例

説明会での質問のお礼|○○大学 ○○○○(名前)

OB訪問のお礼|○○大学 ○○○○

面接の日程変更のお願い|〇〇大学 ○○○○

○月○日の△次選考辞退のご連絡|〇〇大学 ○○○○

2. 件名を変えない(トピックスが同じ場合)

メールの件名がころころ変わると受け取る側も何の件だったか思い出すのに苦労します。

基本的にメールのトピックス(OB訪問の日程調整など)が同じであれば件名を変えずに一度送ったメールに返信する形でメールを送りましょう。
ただしメールのトピックスが変わる場合(日程調整→お礼 など)は件名を変えてあげたほうがよいでしょう。

最近は少ないと思いますが、携帯メールなどの「Re:****」というのも避けたほうが無難でしょう。

3. 個人名・部署名を間違えない

会社名、部署名、名前は略称などは使わずに正確に記載するようにしましょう。
OB訪問の場合は名刺をもらうことが多いので、実際に名刺を確認しながら宛先を記入しましょう。

会社名も「〇〇株式会社」と「株式会社〇〇」の両パターンありますので間違えないよう注意しましょう。
個人名についても、「高 、 髙」「斉、斎、齋、齊」「島、嶋」など間違いやすい文字がありますので要注意です。

また、宛名が不明な場合、新卒採用に関わることであれば「新卒採用ご担当者様」とするとよいでしょう。

4. メールの基本形式を意識する

基本的にメールは「宛先の氏名」「自己紹介」「メールで伝えたい結論」「結論の補足・背景」「終わりの挨拶」「署名」の順に書いていきましょう。
やたらと文字数の多いメールは何が伝えたいのかわからなくなってしまいますので、まずは端的に結論から伝え、その後に補足や背景を伝えるようにしましょう。

メールの基本テンプレート

○○株式会社
○○部 ○○様

○○大学○○学部の○○○○(名前)です。

※※メールで伝えたい結論※※
※※結論の補足・背景※※

どうぞよろしくお願い致します。

○○大学 ○○○○

————–
(署名)
————–

5. 過去のメール履歴を残す

返信の際に過去のメールの履歴を残すのがマナーです(そのメールを受け取った際に過去にどんなやりとりをしていたかを知るため)

社員さんからメールがきて、それに返信する際は送られてきたメールを末尾に引用するようにしましょう。
Gmailであれば元のメールに返信を選択すれば過去のメール履歴は残るようになっているので、そこまで気にしなくてよいでしょう。

6. 送信対象に入っている人全員に返信する(CCの使い方)

ビジネスメールのマナーでは宛先に入っている全員に返信するのが決まりです。
皆さん発信でが誰かをCCに入れてメールを送ることは少ないと思いますが、CCに宛先の入ったメールを受け取り、返信が必要な場面が出てきます。

例えば「送り主:Aさん To:あなた  CC:Bさん、Cさん」の場合、返信は「To:Aさん CC:Bさん、Cさん」としなければなりません。

このCCはカーボンコピー(Carbon Copy)の略で「こんなやりとりをしています」というのを他のメンバーに伝えるために使い、あなたが勝手に宛先を変えてはいけません。

私も就活生の皆さんとメールをする機会が多いのですが、これができていない人が多いので気をつけましょう!よく忘れがちになってしまいます。
Gmailを使っている場合、設定変更ででTO,CCに入っている全員をデフォルトで指定する事ができます。
(詳細はこちらから「デキる就活生のためのGmail活用術|メールの整理・設定」)

7. メールをもらったら遅くても24時間以内に返信する

ビジネスでは「仕事のデキる人ほど返信が早い」とよくいわれます。
返信が必要なメールの場合、受信後24時間以内に返信することが一般的です。
そして、返信は早ければ早いほどあなたの信頼が増していきます。

今はスマートフォンからメールを送信できるので、すぐ返信できるものはその場で返信してしまう。
(例えば家に帰ってスケジュールを確認しないと回答できない場合など)その場で回答できないは、「今は回答できない旨」+「帰宅後(〇〇時頃)に再度返信します」と回答するとあなたの印象がアップします

8. 重要・緊急な連絡はメールではなく電話で行う

OB訪問の直前に電車遅延で遅れそう、面接開始直前だが道に迷ってしまった、そのような重要かつ緊急度の高い場合はメールではなく、電話で対応するようにしましょう。
社会人の方もリアルタイムでメールをチェックしているわけではありません。
一番確実に連絡が取れる電話を選びましょう。

就活シチュエーション別メール文面例

就活のシチュエーションに合わせて、さまざまメールを送ることになるかと思います。
メールのテンプレートを作りましたので是非参考にしてみてください。

【お礼メール編】就活シチュエーション別メール文面例
気持ちのこもったお礼メールの送り方についてご紹介。就活ではOB訪問や会社説明会、インターンなど御礼のメールを送る機会が多くあります。メールの書き方をマスターして、志望企業への内定に近づけよう!
【遅刻・欠席編】就活シチュエーション別メール文面例
セミナーや面接の遅刻、欠席の連絡の方法について文面例と共に対応をご紹介。OB訪問や面接の予約をしたけれど、どうしても外せない予定が入ってしまった!失礼のない対応をすることで評価が下がることを最低限に保つ努力をしましょう。
【選考辞退編】就活シチュエーション別メール文面例
選考を進めていたが、第一志望の会社から内定をもらい、他の企業の選考を辞退する場合のメールの文面例になります。 会社側も面接官のスケジュールを調整しているので、選考を辞退する場合は、なるべく早めに(辞退することを決めた時点で)連絡を入れるよう
【内定辞退編】就活シチュエーション別メール文面例
内定辞退の連絡について。内定辞退の際は企業から引き止められたり、場合によっては印象が一気に下がる可能性もあります。失礼なくキレイに内定辞退するためのポイントと、実際のメールの文面例・電話の会話例についてご紹介。

メール送信前のチェックリスト

実際にメールを送る前のチェックリストを用意しました。
慣れてきたら不要ですが、初めてメールを送る場合は参考にしてみてください。

メールを書く前に

□ 自分の名前設定(表示名)

□ メールの署名を設定できているか

メールを書いたあとに

□ 件名を記載しているか、件名を見ただけで何のメールかわかる内容になっているか

□ 会社名、部署、名前に誤りがないか

□ 送信先に間違いないか、TO/CCに宛先を正しく設定しているか

□ 誤字脱字がないか

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