【内定辞退編】就活シチュエーション別メール文面例

ある企業から内定をもらい入社の意思決定をしたが、その後他の企業からも内定をもらい、内定辞退の連絡をしなければならない。
相手に悪い印象をもたれず、失礼なく、キレイに内定辞退するためのポイントと、実際のメールの文面例・電話の会話例をご紹介。

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内定辞退の連絡について

みなさんはこれまで内定を獲得するために頑張ってきたと思いますが、企業側もみなさんを採用するために費用(内定一人あたり数百万円以上コストをかけることもあります。)も時間も投入しています。

内定を承諾するということはその企業に入社する約束であり、内定を辞退するということはその約束を反故にすることになります。
「たかが就活の付き合い」と思うかもしれませんがビジネスの世界は意外と狭く、みなさんが別の会社に入社した後に辞退した会社とお付き合いすることもありえます。

みなさんも就活を通じてその会社にお世話になったと思いますので、失礼の無いよう礼節をわきまえた対応をしましょう。

※約束を反故にすることになりますが、皆さんには内定を辞退する権利はあります。例え内定誓約書など書面での約束を交わしていても法的拘束力はありません。あなた自身がどの様なキャリアを歩みたいのかをしっかり考えて意思決定しましょう。

辞退の連絡のポイント

辞退するさいのポイントは次の2つです。

・いきなり辞退の連絡をしない(予めジャブを打っておく)
・礼節をわきまえる

いきなり内定辞退の連絡をしない

昨日まで「御社の成長に貢献します!」と言っていたのに、急に「実は、内定を辞退したいんです…」と連絡をする人が少なからず存在します。
もちろんみなさんの気持ち、葛藤はよく分かるのですが、いきなり辞退の連絡をするのはよくありません。
なぜなら、相手の印象を悪くさせ、また辞退のやりとりが泥沼化する可能性が大いにあるからです
(数百人規模で採用をする会社は別ですが、採用数が100人程度までの企業であれば何かしら思いとどまらせるための施策を打ってきます。)

例えると、いきなり内定辞退をするのは、先週まで仲良くデートしていたのに急に「別の人を好きになったから」と振られるようなものです。
振られた側としては「なぜ好きじゃなくなったの?」「この前のデートで何か悪いことしたかな?」「何か誤解してるんじゃないのかな?」と気になりますよね。
そして、普通は「はい、そうですか」とその言葉を聞いて別れたりしませんよね。

それは企業にとっても同じです。企業も「なぜ辞退したくなったのか?」「競合他社の説得で自社のことを誤解しているのでは?」と不安になりますし、なんとか思いとどまらせようとします

そうならないよう、他社からも内定をもらって悩んでいることをあらかじめ伝えておきましょう。

礼節をわきまえる

みなさんもその会社にお世話になったと思いますので、失礼のないよう対応しましょう。
上述の「ジャブ」を打つ連絡はメールでも構いませんが、最終的に内定を辞退する連絡をする際は、メールではなく電話(もしくは直接)伝えるようにしましょう。

「企業はいままで散々お祈りメールを送ってきたのに!」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、ここは割りきって、丁寧に謝罪、御礼を伝えましょう。

内定辞退の伝え方例

他社と悩んでいることを伝えるメールの文面例

件名

内定についてのご相談|〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

本文

○○株式会社
○○部 (←正式名称が不明であれば省略可)
〇〇様 (←特定の連絡先がなければ「新卒採用 ご担当者様」などにするとよいでしょう)

お世話になります、○○大学○○学部の○○○○(名前)と申します。
先日は内定通知をいただきありがとうございました。

面接にて内定をいただきましたら入社する旨お伝えさせていただいておりましたが、
今回、御社の内定をいただく以前に受けていた会社からも内定の通知をいただき、
自身のキャリアについて悩んでいます。

ここ数日、将来についてどうしたいのかを考えた際に、
※※※※が問題だと考えていて、〇〇〇〇の点を重視したいと考えています。
つきましては、大変恐縮ですが、御社の〇〇〇〇についてお話を聞かせていただくことは可能でしょうか?

入社のお返事をさせていただいたにも関わらず、このように迷いが出てしまい、大変申し訳ありません。
是非機会をいただけましたら幸いです。

どうぞよろしくお願いします。

〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

———
<署名>
———

内定辞退の連絡:電話

他の会社に行くことを決めたらなるべく早めに内定辞退の連絡を入れましょう

事前準備

内定辞退の連絡の際は、思いとどまらせるために、長電話になることが往々にしてありえます。
静かな環境で落ち着いて話ができる場所を確保しましょう。
一応メモの用意もしておくとよいでしょう。

次に、会社の採用担当の連絡先を調べましょう。電話番号は大抵その会社からの採用メールの署名に書いてあったりします。
なければ採用HP、それでもなければ会社HPの代表電話にかけましょう。

電話をかけ、担当者につないでもらう(採用担当者がわからない場合)

会社:「お電話ありがとうございます、株式会社〇〇でございます」

あなた:「こんにちは、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。以前より御社より内定をいただいていたのですが、内定を辞退させていただきたく連絡させていただきました。つきましては、新卒採用のご担当者様にお繋ぎいただけますでしょうか」

電話をかけ、担当者につないでもらう(採用担当者がわかっている場合)

会社:「お電話ありがとうございます、株式会社〇〇でございます」

あなた:「お世話になっております、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。以前よりご相談させていただいておりました内定の件についてお伝えしたく、〇〇様はご在籍でしょうか?」

採用担当者につながった場合

あなた:「お世話になっております、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。お忙しいところ失礼致します。
先日よりご相談させていただいておりました内定の件ですが、その後自身でよく考えたのですが、××社に行くことに決めました。一度入社するとお伝えしたのにそれを反故にしてしまうことになり、大変申し訳ありません。

[担当者とのやりとり]

採用担当者につながらなかった場合

会社:「大変申し訳ありませんが、現在〇〇は席をはずしております」

あなた:「承知いたしました。では後ほど改めてお電話させていただきます。ちなみにいつ頃お戻りか教えていただけますでしょうか?」

会社:「〇〇時ごろには戻るかと思います」

あなた:「ありがとうございます。では失礼致します。」

(3秒ほど待ってから電話を切りましょう)

内定辞退の連絡:メール

そもそも、入社することを約束していないのに内定を出された場合などは内定辞退の連絡はメールでもよいでしょう(本当は電話で連絡するのが良いので可能であれば電話連絡しましょう)

件名

内定辞退についてのご連絡|〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

本文

○○株式会社
○○部 (←正式名称が不明であれば省略可)
〇〇様 (←特定の連絡先がなければ「新卒採用 ご担当者様」などにするとよいでしょう)

お世話になります、○○大学○○学部の○○○○(名前)と申します。
先日は内定通知をいただきありがとうございました。

御社より内定をいただけたことが大変光栄でありますが、
大変恐縮ですが、○○○○の事情により、内定を辞退させていただきたく本日は連絡を差し上げました。

御社に入社した後にどんな仕事ができるのか、どのように会社に貢献できるのかを私なりに考えた結果
別の会社とのご縁を感じ、入社することを意思決定しました。

これまで、セミナーや面接ではお忙しい中時間を割いていただき、ありがとうございました。
そして、内定をいただいたにも関わらず、申し訳ありませんでした。
本来、直接お伺いしてお詫びするべきところメールでのご連絡となり、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、御社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
また、今後何かのご縁で一緒する機会があるかもしれませんが、
その際はどうぞよろしくお願い致します。

〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

———
<署名>
———

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