【選考辞退編】就活シチュエーション別メール文面例

選考を進めていたが、第一志望の会社から内定をもらい、他の企業の選考を辞退する場合のメールの文面例になります。
会社側も面接官のスケジュールを調整しているので、選考を辞退する場合は、なるべく早めに(辞退することを決めた時点で)連絡を入れるようにしましょう。

ビジネスの世界は狭いので社会人になってからもしかしてその企業と取引があるかもしれません。今まで選考でお世話になったと思うのでせめてもの礼節はわきまえましょう。

また内定の辞退は別の連絡の方法が必要になりますので、こちらを御覧ください。

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パターン別 選考辞退メールの文面例

初期選考フェーズ 前日までの連絡の場合

1次面接、2次面接などの初期の選考フェーズで、なおかつ前日までに連絡できる場合は、以下のようなメールを送ると良いでしょう。
(前日の夜遅くの場合は、メールを送信し翌朝再度電話で人事に連絡すると良いでしょう。)

【件名】

○月○日の△次選考辞退のご連絡|〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

【本文】

○○株式会社
○○部 (←正式名称が不明であれば省略可)
新卒採用 ご担当者様

はじめまして、○○大学○○学部の○○○○(名前)と申します。
〇〇月〇〇日 **:**(時刻)~ の××次面接を予約させていただいておりましたが、
この度第一志望の企業から内定をいただき、就職活動を終了することになりました。

つきましては、〇〇日の選考を辞退させていただけないでしょうか。
折角面接のお時間をいただいたにも関わらず、申し訳ありません。

最後になりましたが、御社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
また、今後何かのご縁で一緒する機会があるかもしれませんが、
その際はどうぞよろしくお願い致します。

〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

———
<署名>
———

初期選考フェーズ 当日連絡の場合

選考辞退が当日の場合はメール+電話で連絡をいれましょう。
メールの文面については上記の文面例に「選考当日の辞退となり大変申し訳ありません」など文言を追加すると良いでしょう。

選考辞退の電話のかけ方

事前準備

採用担当者に辞退を伝える際に、マイページのIDなどが必要になる場合がありますのであらかじめ確認しておきましょう。

次に、会社の採用担当の連絡先を調べましょう。電話番号は大抵その会社からの採用メールの署名に書いてあったりします。
なければ採用HP、それでもなければ会社HPの代表電話にかけましょう。

電話をかけ、担当者につないでもらう

会社:「お電話ありがとうございます、株式会社〇〇でございます」

あなた:「こんにちは、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。本日〇〇時より△次面接の予約をしておりましたが、第一志望の企業様より内定をいただいたため、本日の選考について辞退させていただきたく連絡致しました。新卒採用のご担当者様にお繋ぎいただけますでしょうか」

大抵の場合、この段階で辞退の連絡OKとなる場合もあります。

採用担当者につながった場合

あなた:「お世話になっております、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。お忙しいところ失礼致します。
本日〇〇時より△次面接の予約をしておりましたが、第一志望の企業様より内定をいただいたため、本日の選考について辞退させていただきたく連絡致しました。選考の直前での辞退のご連絡となり大変申し訳ありません。

[担当者とのやりとり]

採用担当者につながらなかった場合

会社:「大変申し訳ありませんが、現在〇〇は席をはずしております」

あなた:「承知いたしました。選考辞退の連絡については先ほどメールにてお送りしましたので、席に戻られましたらご確認いただきますようお伝えいただけますか?どうぞよろしくお願いします。」

会社:「承知いたしました。お電話ありがとうございました」

あなた:「ありがとうございました。失礼致します。」

(3秒ほど待ってから電話を切りましょう)

最終選考フェーズ 前日までの連絡の場合

選考が進み部長や役員との面接を行う場合。

基本的に部長クラス以上は非常に多忙な1日を過ごしており、分単位でスケジュールがミッチリ組まれていることもあります。そんな中、あなたの面接に30分~1時間お時間をいただくことになります。面接官である部長・役員にも、その面接をセッティングしてもらった人事にも迷惑をかける事になるので丁寧に対応するようにしましょう。

特に、セミナーやインターンなどでお世話になっている場合、メール+電話で連絡するのが良いでしょう

【件名】

○月○日の△次選考辞退のご連絡|〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

【本文】

○○株式会社
○○部 (←正式名称が不明であれば省略可)
△△様 (←特定の連絡先がなければ「新卒採用 ご担当者様」などにするとよいでしょう)

はじめまして、○○大学○○学部の○○○○(名前)と申します。
〇〇月〇〇日 **:**(時刻)~ の××次面接を予約させていただいておりましたが、
この度第一志望の企業から内定をいただき、就職活動を終了することになりました。

△△様には面接日程の調整いただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。
また、××様(面接官)にも面接のお時間を頂戴しており、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、御社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
また、今後何かのご縁で一緒する機会があるかもしれませんが、
その際はどうぞよろしくお願い致します。

〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

———
<署名>
———

最終選考フェーズ 当日連絡の場合

当日の辞退の場合、企業側の印象を悪くする可能性がありますので、内定をもらっていても一旦出席するというのもありです。(その会社で内定通知をもらい入社を迫られた場合、「他社様からも内定を頂いており一度考えさせてください」など入社の約束はしないようにしましょう。)

もし、内定先の会社で拘束されている場合(内定後の飲み会などのパターンが多いですね)、出席することはできませんので、なるべく早めに連絡を入れるようにしましょう。

時間に余裕が有るのであれば上記のメール+電話、時間が無いのであれば直接電話で伝えましょう

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2016/10/17 メール ,

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