【遅刻・欠席編】就活シチュエーション別メール文面例

OB訪問や面接の予約をしたけれど、どうしても外せない予定が入ってしまった!
そんな時のためにシチュエーション別にメールの文面テンプレートを作りましたので活用してください。

遅刻・欠席・日程変更の連絡は相手の印象を下げてしまします。
しかし、最低限の礼節を尽くしてマイナスポイントを小さくする努力をしましょう。
そのために、下記の3点は守るようにしましょう。

他の予定が入らないようなスケジューリングを組むこと
可能性がわかった時点での早めの連絡すること
言い訳をせず誠実に謝ること(事由を伝えることは必要ですが、言い訳にしないこと!)

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パターン別 企業への連絡方法

遅刻・欠席の場合、それがいつ判明しているかで対応が変わりますのでご注意ください。
当然ですが、遅刻・欠席の可能性がある場合なるべく早めに連絡しましょう。
早期の連絡であれば日程変更などにも応じてもらえる可能性が高くなります。

前日までに遅刻・欠席がわかっている場合の対応

マイページからの変更ができれば変更・キャンセルをしましょう。
変更・キャンセルができなかった場合、メールにて連絡をしましょう。

当日に遅刻・欠席がわかった場合の対応

面接、OB訪問:
メールは常にチェックされているわけではありませんので直接電話で連絡しましょう。

セミナー、会社説明会:
参加者が多いものであればメールにて連絡するとよいでしょう。
参加者の少ない個別のセミナーの場合は電話で連絡しましょう。

1. 会社説明会編

会社説明会・セミナーの遅刻

【件名】

会社説明会の途中参加のお願い|〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

【本文】

○○株式会社
○○部 (←正式名称が不明であれば省略可)
新卒採用 ご担当者様

はじめまして、○○大学○○学部の○○○○(名前)と申します。
この度、〇〇月〇〇日 **:**(時刻)~ の会社説明会を予約させていただいておりましたが、
所属しているゼミにおいて急遽外せないミーティングが入ってしまい、
〇〇分ほど遅れての到着となりそうです。
つきましては、大変恐縮ですが説明会の途中参加の可否について教えていただけますでしょうか?

以前から楽しみにしていた説明会なので是非参加させていただければと思います。
どうぞよろしくお願いします。

〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

———
<署名>
———

会社説明会・セミナーの欠席(日程変更のお願い)

【件名】

会社説明会の日程変更のお願い|〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

【本文】

○○株式会社
○○部 (←正式名称が不明であれば省略可)
新卒採用 ご担当者様

はじめまして、○○大学○○学部の○○○○(名前)と申します。
この度、〇〇月〇〇日 **:**(時刻)~ の会社説明会を予約させていただいておりましたが、
所属しているゼミにおいて急遽外せないミーティングが入ってしまい、
当日の参加ができなくなってしまいました。

教授に交渉してみたのですが、論文発表が間近に迫っており、
どうしても抜けられないとのことでした。

つきましては、大変恐縮ですが説明会の日程変更についてお願いできないでしょうか?
以前から楽しみにしていた説明会なので是非参加させていただければと思います。

どうぞよろしくお願いします。

〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

———
<署名>
———

日程変更の場合、「予定が合わないから変えてくれ!」ではなく、「自分も調整できるよう努力したのですが、どうしても無理だったので変えてください」というスタンスが伝わるとよいでしょう。

2. 面接編

面接の遅刻・欠席(日程変更のお願い)

【件名】

面接の日程変更のお願い|〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

【本文】

○○株式会社
○○部 (←正式名称が不明であれば省略可)
新卒採用 ご担当者様

はじめまして、○○大学○○学部の○○○○(名前)と申します。
この度、〇〇月〇〇日 **:**(時刻)~ の××次面接を予約させていただいておりましたが、
研究室の実験が急遽入っていましい、当日の参加ができなくなってしまいました。

教授に交渉してみたのですが、学会発表が間近に迫っており、
残念ながらどうしても抜けられないとのことでした。
折角面接のお時間をいただいたにも関わらず、申し訳ありません。
つきましては、大変恐縮ですが面接の日程変更についてお願いできないでしょうか?

以前、御社の会社説明をお伺いした際に御社の事業内容にとても興味を持ち、
面接に参加できることを楽しみにしていました。
是非別の日程にて参加させていただければと思います。

お手数おかけしますが、どうぞよろしくお願いします。

〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

———
<署名>
———

面接の遅刻・欠席(変更日程候補が明確な場合)

企業側の面接スケジュールが予めわかっていて、変更をお願いする場合は遅刻欠席と合わせて、希望の日程候補も提示しておきましょう。
希望の日程で予約が取れるわけではありませんが、調整がスムーズに行えるでしょう。

【件名】

面接の日程変更のお願い|〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

【本文】

○○株式会社
○○部 (←正式名称が不明であれば省略可)
新卒採用 ご担当者様

はじめまして、○○大学○○学部の○○○○(名前)と申します。
この度、〇〇月〇〇日 **:**(時刻)~ の××次面接を予約させていただいておりましたが、
研究室の実験が急遽入っていましい、当日の参加ができなくなってしまいました。

教授に交渉してみたのですが、学会発表が間近に迫っており、
残念ながらどうしても抜けられないとのことでした。
折角面接のお時間をいただいたにも関わらず、申し訳ありません。
つきましては、大変恐縮ですが面接の日程変更についてお願いできないでしょうか?
下記の日程であれば参加可能です。

【日時】
〇〇月〇〇日([曜日]) 〇〇時~〇〇時
〇〇月〇〇日([曜日]) 〇〇時~〇〇時
〇〇月〇〇日([曜日]) 〇〇時~〇〇時

以前、御社の会社説明をお伺いした際に御社のビジネスモデルにとても興味を持ち、
面接に参加できることを楽しみにしていました。
是非別の日程にて参加させていただければと思います。

お手数おかけしますが、どうぞよろしくお願いします。

〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

———
<署名>
———

面接の欠席(選考辞退の場合)

他社の内定が決まったりして、選考を辞退する場合もなるべく早めに連絡しておきましょう。
ビジネスの世界は狭いので社会人になってからもしかしてその企業と取引があるかもしれません。

また、役員面接や選考が進んでいる場合はメールだけでなく、電話でも連絡をいれましょう。
今まで選考でお世話になったと思うのでせめてもの礼節はわきまえましょう。

【件名】

選考辞退のお願い|〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

【本文】

○○株式会社
○○部 (←正式名称が不明であれば省略可)
新卒採用 ご担当者様

はじめまして、○○大学○○学部の○○○○(名前)と申します。
〇〇月〇〇日 **:**(時刻)~ の××次面接を予約させていただいておりましたが、
この度第一志望の企業から内定をいただき、
入社の意思決定をし就職活動を終了することになりました。
つきましては、〇〇日の選考を辞退させていただけないでしょうか。

折角面接のお時間をいただいたにも関わらず、申し訳ありません。
お手数おかけしますが、どうぞよろしくお願いします。

〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

———
<署名>
———

3. OB訪問編

OB訪問の遅刻・欠席(日程変更のお願い)

【件名】

OB訪問の日程変更のお願い|〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

【本文】

○○株式会社
○○部 ○○様

お世話になります、○○大学○○学部の○○○○(名前)と申します。
この度、〇〇月〇〇日 **:**(時刻)からOB訪問のお時間をいただいておりましたが、
昨日から急性胃腸炎にかかってしまい、明日お伺いするのが難しくなってしまいました。

〇〇様にはご多忙のところお時間をお取りいただいたにも関わらず大変申し訳ありません。
もし可能でしたら別日程でのOB訪問をお願いできないでしょうか。

下記の日程が空いております。

【日時】
〇〇月〇〇日([曜日]) 〇〇時~〇〇時
〇〇月〇〇日([曜日]) 〇〇時~〇〇時
〇〇月〇〇日([曜日]) 〇〇時~〇〇時
〇〇月〇〇日([曜日]) 〇〇時~〇〇時
〇〇月〇〇日([曜日]) 〇〇時~〇〇時

(3日後~10日くらいの間で調整可能日程を3~5つは提示しておきましょう)

上記難しいようでしたら候補日をいただけますと幸いです。

直前のキャンセルとなり、大変申し訳ありません。
どうぞよろしくお願いします。

〇〇大(大学名) △△ △△(氏名)

———
<署名>
———

遅刻・欠席の理由別対処法

体調不良の場合

理由として使いやすい点は良いのですが、自身の体調管理すらできていない点はマイナスに映ってしまいます。
とはいえ、病気にかかってしまったのであれば仕方がありません、早めに連絡するようにしましょう。

微熱くらいであれば無理して出席するのもアリですが、インフルエンザなど周りに感染するタイプの病気の場合は無理に参加すると非常に印象が悪くなります。(社員や他の就活生にも感染る可能性があるので)

また、たまにすごく元気な声で「体調不良のため欠席させてください!」と電話で伝えてくださる学生さんもいらっしゃいます。
仮病の際はご注意ください。

ゼミ・研究室の予定が入った場合

こちらも仕方がない理由の一つですね。
「論文発表前で緊急のミーティングが入ってしまった」
「急に教授からSPring-8での実験に参加するよう伝えられた」など、企業側も学生の本分は勉強だと考えているので、この理由を伝えられると仕方がないと思います。

ただし、日常行われる実験が長引いた、授業が長引いたなどは(仕方ないと思いますが)はじめからそれを見越してスケジュールを立てておくべきです。

サークル・部活動の予定が入った場合

サークル、部活で大会の日程が重なってしまった場合など。
トーナメント戦などの場合、試合日時が見込めないこともあって、運悪く企業の選考と重なってしまうこともあります。
とはいえ、試合日時は数日前にはわかるので、出席ができないことがわかったらすぐに連絡しましょう。

電車遅延の場合

電車遅延も事前に想定できない遅刻の原因の一つです。
多少の遅れが合っても問題ないよう行動することが前提ですが、間に合わないことがわかった時点で連絡を入れるようにしましょう。
大方の場合、連絡はアポイントの直前になることが想定されますので、メールだけでなく電話でも連絡をしておきましょう。
遅れてしまったことの謝罪とおおよその到着時刻も伝えておきましょう(ただし、この時伝える到着時刻よりも遅れてしまうと相手の心象が悪くなってしまうので、若干の余裕をみておいたほうがよいでしょう。)

他社選考の予定が入った場合

これもよく起きる例ですが、「他社の選考とかぶったので」と伝えてしまうと、その企業への志望度が高くないことを伝えてしまうのとイコールなので工夫しましょう。(嘘も方便です)

また、インターンなどでは企業や学生が撮った写真をfacebookにアップし、キャンセルした企業側が閲覧することも起こりえますので、あからさまな嘘には気をつけましょう。

寝坊してしまった場合

完全に自身の過失ですが、置きてしまったものは仕方ないです。
開始前であれば、企業に電話して「急に体調が悪くなって…」「〇〇駅まで来たのですが、気分が悪くなってしまい…」など伝えておきましょう。

さいごに

どうしても予定が入ってしまうことは仕方ないのですが、遅刻・欠席は心象を悪くしてしまいます。
冒頭でもお伝えした3つのルールは守るようにしましょう。

他の予定が入らないようなスケジューリングを組むこと
可能性がわかった時点での早めの連絡すること
言い訳をせず誠実に謝ること

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2016/10/17 メール ,

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